Frau Rudloff-Schäffer, Homeoffice, Gesundheitsschutz, Kundenkommunikation: Die Corona-Pandemie hat die Arbeitsfähigkeit vieler Unternehmen und Organisationen einer Belastungsprobe ausgesetzt. Wie ist das Deutsche Patent- und Markenamt bisher durch die Krise gekommen?
Ich würde sagen: Belastungstest gut bestanden! Das DPMA hat sich in der Corona-Pandemie als krisenfeste Dienstleistungsbehörde erwiesen. Unsere Produktivität hat unter der schwierigen Lage nicht gelitten. Im Patentbereich und im Markenbereich haben wir unsere Leistungszahlen im Vergleich zum Vorjahr sogar deutlich gesteigert. Wir haben mehr Verfahren abgeschlossen als 2019, mehr Recherchen durchgeführt, mehr Marken eingetragen als jemals zuvor. Unseren Kundinnen und Kunden können wir deshalb mit voller Überzeugung sagen: Wir waren, sind und bleiben trotz Pandemie zu jeder Zeit voll arbeitsfähig. Dass wir trotz der schwierigen Bedingungen so produktiv waren, verdanken wir dem wirklich großartigen Engagement unserer Beschäftigten.
Der Lockdown 2020 war aber sicher auch für das DPMA ein Einschnitt.
Selbstverständlich war das eine Zäsur. Aber wir haben früh und entschlossen reagiert und rasch ein Pandemiemanagement etabliert. Anfangs täglich, inzwischen zweimal wöchentlich tagt unser Notfallstab, in dem alle aktuell wichtigen Fragen diskutiert und umgehend entschieden werden. Im Zentrum der Überlegungen standen von Anfang an zwei Ziele: die Gesundheit der Beschäftigten bestmöglich zu sichern, dabei aber alle Schutzmaßnahmen so zu gestalten, dass sie die Arbeitsfähigkeit des Amtes und damit die Belange unserer Kundinnen und Kunden möglichst wenig beeinträchtigen. Darüber hinaus wollten wir Anmelderinnen und Anmelder in dieser schwierigen Lage bestmöglich unterstützen – zum Beispiel mit der Ausweitung von Fristen, wo immer möglich. Und natürlich war die dringendste Frage: Was ist zu veranlassen, um möglichst vielen Beschäftigten schnell die Arbeit im Homeoffice anbieten zu können?
„Wir waren, sind und bleiben trotz Pandemie zu jeder Zeit voll arbeitsfähig.“
Wie hältst du’s mit dem Homeoffice – darüber wurde in Politik und Wirtschaft kontrovers diskutiert. Wie hat die Umstellung der Arbeitsabläufe beim DPMA funktioniert?
Erfreulich reibungslos! Wir profitieren nun von unserer ausgeprägt digitalen Arbeitsweise. Im Gegensatz zu vielen anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltung bearbeiten wir unsere Schutzrechtsverfahren – derzeit noch mit Ausnahme des Designs – vom Eingang bis zum Abschluss durchgängig in elektronischen Akten. Unsere Kundinnen und Kunden können mit uns auf elektronisch sicheren Wegen kommunizieren. Homeoffice ist deshalb bei einem großen Teil unserer Beschäftigten seit Jahren gelebter und geschätzter Arbeitsalltag. Es zahlt sich nun besonders aus, dass wir bereits vor 20 Jahren konsequent den Weg der Digitalisierung eingeschlagen haben. Die technischen Möglichkeiten, von zu Hause aus zu arbeiten, haben wir seit Beginn der Pandemie noch einmal unter Hochdruck erweitert – mit mehr mobilen Endgeräten und mit Client-Software-Lösungen. Mehr als drei Viertel unserer Beschäftigten arbeiten derzeit weitgehend von zu Hause aus.
Steht dann dem Vollzeit-Homeoffice nichts mehr im Wege?
Die allermeisten Beschäftigten wollen das gar nicht. In einer Umfrage, die wir zur Arbeitswelt während und nach der Corona-Pandemie im DPMA durchgeführt haben, äußert nur ein kleiner Teil unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Wunsch nach 100 Prozent Homeoffice. Die meisten wollen eine gute Mischung von Präsenzarbeit und Arbeiten von zuhause aus. Vor allem, weil sie ihre Kolleginnen und Kollegen gerne hin und wieder von Angesicht zu Angesicht sehen wollen. Der kreative fachliche Austausch im Team oder mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen, das gemeinsame Mittagessen und die Kaffeepause zwischendurch sind den meisten Beschäftigten sehr wichtig – um das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Verbundenheit zum DPMA als Arbeitgeber zu stärken, sich informell zu anstehenden Fachfragen auszutauschen, aber auch um sich über persönliche Dinge zu unterhalten. Trotzdem wird es sicher keine Rückkehr zum reinen „Business as usual“ geben, sondern eher ein „neues Normal“.
Wie wird das „neue Normal“ beim DPMA aussehen?
Es ist noch zu früh, um das im Detail beschreiben zu können. Zunächst einmal müssen wir die Herausforderungen durch die Pandemie möglichst vollständig überwinden. Aber für die Zeit danach liegen einige Veränderungen auf der Hand: das Bedürfnis nach mehr Flexibilität der Arbeitszeit und des Arbeitsorts, also weniger starren Regeln für die Aufteilung zwischen Homeoffice und Präsenz im Büro ist deutlich geworden. Das vergangene Jahr hat nicht nur bei uns, sondern auch in sehr vielen Unternehmen gezeigt: Homeoffice funktioniert! Viele Großunternehmen haben schon angekündigt, ihre aktuellen Regelungen beibehalten zu wollen. Auch wir machen uns Gedanken darüber, welche Lehren und Rückschlüsse wir ziehen können.
„Eine Projektgruppe untersucht, wie wir unsere künftige Arbeitswelt gestalten wollen.“
Unter dem Namen DPMAarbeitswelt haben wir eine Projektgruppe mit Beschäftigten aus allen Hauptabteilungen gegründet. Sie untersucht, welche Auswirkungen die veränderten Arbeitsbedingungen durch die Corona-Pandemie haben und wie wir vor diesem Hintergrund unsere künftige Arbeitswelt gestalten möchten. Die Vorschläge der Gruppe werden Grundlage der künftigen Planung sein.
Was steht da alles zur Debatte?
Wir möchten flexiblere Arbeitsmodelle entwickeln. Zu welchen Zeiten wir an welchen Orten arbeiten – im Homeoffice oder im Amt – sollen unsere Beschäftigten stärker selbst entscheiden können. Natürlich ohne dass dabei die Anforderungen an den Arbeitsschutz und an unsere Arbeitsleistungen aus dem Blick geraten. Wenn wir mehr Flexibilität einräumen, brauchen wir zeitgemäße Formen der Zusammenarbeit: bessere digitale Austauschmöglichkeiten, womöglich aber auch neue persönliche Austauschformate, wenn wir im DPMA sind. Denn für uns alle ist es ganz wichtig, dass unsere kollegiale Gemeinschaft nicht unter der Flexibilisierung der Arbeitsmodelle leidet. Zudem stellt sich die Frage nach der Gestaltung und Nutzung unserer Büroräume. Dazu müssen wir die Vorgaben und Rahmenbedingungen des öffentlichen Dienstes ausloten. Und bei aller Flexibilisierung dürfen Arbeitszeit und Freizeit nicht grenzenlos verschwimmen.
Sind diese neuen Modelle auch eine Chance im Wettbewerb um die besten Köpfe auf dem Arbeitsmarkt?
Ja, unbedingt. Im vergangenen Jahr haben Untersuchungen erneut gezeigt, dass wir ein sehr attraktiver Arbeitgeber sind – vor allem im Hinblick auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie (siehe Seite 37), die Arbeitsplatzsicherheit und die moderne technische Ausstattung. Dies sind gewichtige Argumente, die wir für die Personalgewinnung unseres Hauses erfolgreich einsetzen.
„Wir sind ein attraktiver Arbeitgeber. Eine Bewerbung beim DPMA lohnt sich.“
2021 wollen wir wieder mehr als 100 qualifizierte Fachkräfte für uns begeistern. Wir suchen um die 40 IT-Expertinnen und Experten und noch mehr Fachleute für die Patentprüfung. Unsere große Einstellungskampagne im Frühjahr hat gerade mehrere Hundert Ingenieurinnen und Ingenieure sowie Naturwissenschaftlerinnen und Naturwissenschaftler dazu bewogen, sich für die Patentprüfung beim DPMA zu bewerben. Und in den kommenden Jahren beginnen wir erstmals mit dem Aufbau von Patentabteilungen in unserer Dienststelle in Jena. Eine Bewerbung beim DPMA lohnt sich. Bei uns lernen Sie nicht nur die Technik der Zukunft kennen. Wir wollen der Arbeitswelt von morgen bestmöglich gerecht werden.