Einblick Unsere Strategie
Auch in diesem Jahr konnten wir im Rahmen unseres Strategieprozesses einige wichtige Maßnahmen erfolgreich abschließen und dabei die Erreichung unserer strategischer Ziele vorantreiben. Für unsere Handlungsfelder „Kundinnen und Kunden“ und „Leistungen“ sind zwei Maßnahmen besonders hervorzuheben.
Wir haben eine leistungsfähige Übersetzungsmaschine in unserer Patentliteratur-Datenbank integriert, welche asiatische Schriften übersetzt und unseren Patentprüferinnen und Patentprüfern eine Volltextrecherche in asiatischen Patentschriften ermöglicht. Dies ist insbesondere hinsichtlich der stark zunehmenden Anzahl chinesischer Patentanmeldungen ein wichtiger Schritt, um auch weiterhin den Stand der Technik vollumfänglich erschließen zu können. Lesen Sie mehr dazu im Kapitel „Patente“.
Außerdem haben wir die Einreichungsmöglichkeiten für DPMAdirektPro erweitert. Unsere Kundinnen und Kunden konnten bereits jegliche Dokumente in den Schutzrechtsverfahren elektronisch einreichen. In einem zweiten Abschnitt der Maßnahme wurde nun die Möglichkeit geschaffen, Dokumententypen weiter zu spezifizieren.
Mit dem Abschluss der oben genannten Maßnahmen konnten wir das strategische Ziel des DPMA, unseren Nutzerinnen und Nutzern eine höhere Bedienerfreundlichkeit zu bieten, weiter intensiv verfolgen und unsere Digitale Roadmap konsequent abarbeiten.
Derzeit arbeiten wir im Handlungsfeld „Kundinnen und Kunden“ außerdem daran, Anhörungen im Prüfungsverfahren auch per Videokonferenz durchführen zu können. Hierfür werden gerade die notwendigen technischen Voraussetzungen geschaffen. Für das Handlungsfeld „Kooperationen“ haben wir die Maßnahme „WIPO-Kommunikation“ weiter vorangebracht.
Ab dem dritten Quartal 2022 wollen wir im Rahmen der Maßnahme „Elektronische Verwaltungsarbeit (ElVA)“ die elektronische Aktenführung unserer Verwaltungsarbeit pilotieren. Anschließend werden wir sukzessive die weiteren Verwaltungsbereiche auf die elektronische Aktenführung umstellen. Durch einen Cloud-basierten Ansatz, einen elektronischen Geschäftsgang und eine geplante Schnittstelle zum Bundesarchiv richten wir unsere Verwaltungsarbeit zukunftsorientiert aus.
Mit diesem Fokus auf die Weiterentwicklung der Digitalisierung unserer Dienstleistungen stellen wir sowohl unseren Anmelderinnen und Anmeldern als auch unseren Partnerorganisationen hochwertige, moderne und effiziente Dienstleistungen und Werkzeuge zur Verfügung.
Unser Projekt: Geschäftsprozessmanagement Mit modernen Steuerungssystemen Zukunft gestalten
Hochwertige Dienstleistungen bei möglichst großer Effizienz: Um dieses Ziel zu erreichen, arbeitet das DPMA schon seit mehreren Jahren mit einheitlichen und robusten Geschäftsprozessen. Alle Aufgaben und Abläufe des Amtes haben wir nun auf einem digitalen Prozessportal im Intranet zusammengeführt – mit vielfältigem Nutzen für unsere Beschäftigten.
Das DPMA ist eine Bundesbehörde mit vielfältigen und komplexen Aufgaben. Damit wir diese möglichst effizient erfüllen können, ist modernes Geschäftsprozessmanagement seit Jahren selbstverständlicher Teil unserer Organisationskultur. Um das Wissen über unsere Prozesse innerhalb des DPMA zu steigern, haben wir ein Prozessportal aufgebaut.
Das Prozessportal als Sammelstelle für Informationen
Im Prozessportal sind die Arbeitsabläufe im DPMA und deren Verbindungen zu den Dienstleistungen, zur Organisation, zur Strategie und zu den IT-Systemen des Amtes zusammengestellt.
Damit schaffen wir für alle unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Transparenz über Abläufe und Zuständigkeiten. Die Geschäftsprozesse bilden somit die zentrale Drehscheibe unseres Wissens. In den einzelnen Prozessschritten sind alle relevanten Informationen enthalten.
Die integrierte Darstellung der Prozessschritte ermöglicht es zum einen, Richtlinien, Regelungen und Arbeitsanweisungen, oder auch zu nutzende Formulare leichter zu finden. Auch vorhergehende und nachfolgende Arbeitsschritte sowie Zuständigkeiten sind leicht sichtbar. So können Verantwortlichkeiten zugeordnet und Schnittstellen erkannt werden.
Zum anderen erschließen sich durch die im Hintergrund liegenden logischen Beziehungen nicht sofort offensichtliche Abhängigkeiten.
So können beispielweise die Fachbereiche, in denen bestimmte Systeme genutzt werden, leicht identifiziert und über anstehende Änderungen informiert oder in den Test neuer Versionen einbezogen werden. Auch die Erstellung und Aktualisierung von Aufgabenkatalogen und benötigten Arbeitsmitteln ist sozusagen auf Knopfdruck möglich.
Die Darstellung über Prozessketten ermöglicht es uns allen, Zusammenhänge besser wahrzunehmen und unseren Fokus auf die bestmögliche Erbringung unserer Dienstleistungen zu setzen. Mit dem Prozessportal schaffen wir ein verlässliches Arbeitsmittel, das die Basis für die Sammlung, Bereitstellung und Nutzung unseres umfangreichen Wissens bildet. Eine besondere Bedeutung haben die verschiedenen Prozesseigner und Prozessverantwortlichen, die alle Informationen für „ihren“ Prozess zusammentragen und die Steuerung des Prozesses ermöglichen.
Vorreiter in der öffentlichen Verwaltung
Mit dem von uns verfolgten ganzheitlichen Ansatz des Prozessmanagements, der auch die weiteren Managementsysteme integriert, gehören wir zu den Vorreitern in der öffentlichen Verwaltung. Aufgrund der im DPMA über Jahre aufgebauten Expertise und Methodik ist das Amt ein anerkannter und sowohl in der Wirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung ein hoch geschätzter Gesprächspartner.
Wir sind nicht nur in fachlichen Netzwerken und Foren in führender Rolle aktiv, sondern unterstützen auch andere Verwaltungen im Rahmen der Amtshilfe durch Vorstellung unseres Systems aktiv beim Aufbau eines eigenen Prozessmanagements.
Unsere Erfahrungen sind ebenfalls in das neue Organisationshandbuch der Bundesverwaltung eingeflossen.