Einblick Unsere Strategie
Auch in diesem Jahr haben wir unseren Strategieprozess intensiv vorangetrieben. Einige wichtige Maßnahmen haben wir erfolgreich abgeschlossen und sind der Verwirklichung strategischer Ziele so nähergekommen.
Für unsere Handlungsfelder „Leistungen“ und „Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ haben wir beispielsweise bei den nachfolgenden Maßnahmen große Fortschritte erzielt:
„Elektronische Verwaltungsarbeit (ElVA)“: Mit dem Projekt werden die Voraussetzungen für die Einführung der E-Akte Bund im DPMA als Grundlage der elektronischen Verwaltungsarbeit außerhalb der Schutzrechtsbereiche geschaffen. Wir pilotieren unseren cloudbasierten Ansatz elektronischer Aktenführung und Vorgangsbearbeitung und rollen die Elektronische Verwaltungsarbeit anschließend sukzessive im DPMA aus. Zukünftig werden wir also auch unsere Verwaltungsaufgaben fast ausschließlich papierlos und digital wahrnehmen.
„Elektronische Schutzrechtsakte Design“: Aufbauend auf den langjährigen positiven Erfahrungen in den Schutzrechten Patente, Gebrauchsmuster und Marken arbeiten wir derzeit an der Bereitstellung einer vollelektronischen prozessorientierten Aktenbearbeitung auch für das Schutzrecht Design. Im Designbereich bieten wir dann unseren Kundinnen und Kunden dann digitale Schnittstellen, beispielsweise zur Anmeldung und Einreichung weiterer Unterlagen. Dabei nutzen wir die bereits vorhandenen Querschnittsdienste auf Basis der vorhandenen serviceorientierten Architektur.
„Elektronische Kommunikation Extern (EKK extern)“: Künftig stellen wir eine elektronische Kommunikationsplattform im Rahmen einer Web-Konferenz mit externen Teilnehmerinnen und Teilnehmern zur Verfügung, welche die schnelle und effiziente Kommunikation sowohl mit Kundinnen und Kunden als auch mit unseren Kooperationspartnern ermöglicht. Besondere Herausforderungen bestehen beim Datenschutz und bei der Datensicherheit. Videoanhörungen im Patentbereich sind bereits seit Mitte 2022 möglich.
Einen ausführlichen Bericht zu diesem Projekt finden Sie im nächsten Kapitel.
Auch unser Prozess- und Qualitätsmanagement konnten wir weiter ausbauen. Zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Dienstleitungen und Prozesse setzen wir auch in Zukunft auf einen intensiven Dialog mit unseren Nutzerinnen und Nutzern. Zusätzlich zu unseren bereits etablierten Gremien wie beispielsweise unserem Nutzerbeirat fragen wir auch über Kundenumfragen und den direkten Austausch mit unseren Kundinnen und Kunden deren Bedürfnisse ab und beziehen diese in unser Handeln ein.
Im Handlungsfeld „Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ lag ein Schwerpunkt auf der Gestaltung einer attraktiven und zeitgemäßen Arbeitswelt. Mit der Möglichkeit zur vollelektronischen Aktenbearbeitung können wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine hohe Flexibilität für Telearbeit und mobiles Arbeiten bieten. Gleichzeitig erproben wir regelmäßige Präsenzformate im Amt, um den traditionell starken kollegialen Zusammenhalt im DPMA zu erhalten. Einen ausführlichen Bericht zur DPMAarbeitswelt finden Sie hier.
Das Thema Wissensmanagement steht im DPMA angesichts des demographischen Wandels weiterhin im Fokus. Um die Arbeit zum Wissensmanagement im DPMA zu organisieren, haben wir eine Koordinierungsstelle eingerichtet.
Kundenorientiert, prozessorientiert und digital — so werden wir unseren Anmelderinnen und Anmeldern sowie unseren Partnern auch in Zukunft hochwertige, moderne und effiziente Dienstleistungen zur Verfügung stellen.
Unser Projekt Wir sind für Sie da — auf allen Kanälen
Zusammenarbeit durch sichere und effiziente digitale Kommunikation: Als moderne Dienstleistungsbehörde möchten wir unseren Kundinnen und Kunden sowie unseren Partnern auch auf diesem Gebiet das bestmögliche Angebot bieten. Mit der Bereitstellung einer elektronischen Kommunikationsplattform konnten wir unser Angebot ausbauen — mit vielfältigem Nutzen für alle Beteiligten.
Mit dem Projekt „Elektronische Kommunikation und Kollaboration mit Extern (EKK)“ entspricht das DPMA den Zielen des Zweiten Gesetzes zur Vereinfachung und Modernisierung des Patentrechts (2. PatMoG), das seit dem 1. Mai 2022 die Durchführung von Anhörungen mittels Bild- und Tonübertragung erlaubt. Ganz im Sinne unserer strategischen Ausrichtung auf bestmögliche Leistungen und möglichst großen Nutzen für unsere Kundinnen und Kunden sowie gemäß unserer „Digitalen Roadmap“ haben wir im Rahmen dieses Projekts moderne Kommunikations- und Verfahrensformate eingeführt und damit einen weiteren wichtigen Bestandteil für eine umfassende und sichere digitale Kommunikation mit unseren Kundinnen und Kunden geschaffen.
Die elektronische Kommunikationsplattform — Webkonferenzen und sicherer Datenaustausch
Eine elektronische Kommunikationsplattform für Webkonferenzen mit externen Teilnehmern erlaubt die multimediale Kommunikation nicht nur mit unseren Kundinnen und Kunden, sondern auch mit unseren Kooperationspartnern. Zeitgemäße Arbeitsformen zu nutzen und kontinuierlich daran zu arbeiten, die dafür erforderlichen Gesetzes- und Verordnungsänderungen im Zusammenwirken mit dem BMJ auf den Weg zu bringen, entspricht unserem Leitbild einer digitalen Dienstleistungsbehörde. So arbeitet das DPMA auch weiterhin daran, die rechtssichere elektronische Einreichung von Unterlagen im Rahmen einer digitalen Anhörung über die bereits etablierte Datenaustauschplattform zu ermöglichen.
Die Maßnahme „elektronische Kommunikation und Kollaboration mit Extern“, die in der digitalen Roadmap des DPMA eigentlich für 2021 vorgesehen war, hatten wir aufgrund der Coronapandemie vorgezogen und bereits im Juli 2020 gestartet. Das zweistufige Gesamtprojekt konnten wir im Oktober 2022 abschließen. Mit dem bereits im Februar 2021 fertiggestellten ersten Teil etablierten wir zunächst eine Notfalllösung, die die Mindestanforderungen des DPMA erfüllte und beispielsweise die Durchführung des virtuellen DPMAnutzerforums oder die Führung von Online-Bewerbungsgesprächen erlaubte.
Mit dem zweiten Teil ermöglichten wir zusätzlich die Durchführung von digitalen Anhörungen in den Hauptabteilungen „Patente und Gebrauchsmuster“ sowie „Marken und Designs“ und die Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen externer Anbieter. Das Projekt beinhaltete neben der technischen Konzeption auch die Klärung umfangreicher rechtlicher Fragestellungen, unter anderem zum Einsatz einer Datenaustauschplattform und der Bereitstellung von WLAN auch für die vor Ort teilnehmenden Parteien.
Pünktlicher und erfolgreicher Projektabschluss
Vielfältige Beschaffungsmaßnahmen für Videokonferenzequipment einschließlich entsprechender Lizenzverträge und passendem Lizenzierungskonzept, die Auswahl und Bestückung der Anhörungsräume, die Wahl und Konfiguration der Webkonferenzplattform und umfassende Abstimmungen mit dem Datenschutz und der IT-Sicherheit stellten das Projektteam immer wieder vor Herausforderungen. Abschließende Tests mit verschiedenen Partnern aus dem DPMAnutzerforum und die erforderlichen Schulungen verliefen aber letztlich erfolgreich, sodass das System im Oktober 2022 pünktlich in Betrieb gehen konnte.
Die virtuellen Anhörungen sparen unseren Kundinnen und Kunden Zeit und Kosten und sind ein weiterer Baustein in unserem stetig wachsenden Angebot digitaler Services.