Mitteilung Nr. 10/11

der Präsidentin zur Einführung der Elektronischen Schutzrechtsakte für Patente (PAT) und Gebrauchsmuster (GbM)

Vom 6. September 2011

Wichtige Hinweise des Deutschen Patent- und Markenamts zum Patent- und Gebrauchsmusterverfahren

Am 1. Juni 2011 sind sämtliche Verfahren im Patent- und Gebrauchsmusterbereich des Deutschen Patent- und Markenamts vollständig auf elektronische Aktenführung und -bearbeitung umgestellt worden. Alle Vorgänge werden seitdem ausschließlich in digitalisierter Form bearbeitet, die bestehenden Verfahrensakten und die neu eingehenden Papierunterlagen werden eingescannt. Die Vorgangsbearbeitung wird durch einen so genannten Workflow elektronisch gesteuert.

Mit der vollelektronischen Aktenbearbeitung ergibt sich eine Vielzahl von Vorteilen für die Anmelder und Geschäftspartner des DPMA:

Mehrfachexemplare in Papierform bei Neuanmeldungen und weiteren Eingaben sind nicht mehr erforderlich.

Die Recherchemöglichkeiten in DPMAregister werden verbessert. Tagesaktuelle Verfahrensstandinformationen sind künftig abrufbar.

Die elektronische Schutzrechtsakte ermöglicht die Einführung der online Akteneinsicht für die Schutzrechte Patente und Gebrauchsmuster; diese wird ab 2012 zur Verfügung stehen.

Die elektronisch geführte Akte erlaubt eine parallele Bearbeitung unterschiedlicher Vorgänge. Von der verbesserten Verfügbarkeit der Akten DPMA intern wird eine Verkürzung der Bearbeitungszeiten insgesamt erwartet.

Zur Realisierung dieser und weiterer Vorteile waren und sind umfangreiche Vorbereitungen erforderlich. Für jede Patent- und Gebrauchsmusterakte im Bestand war der aktuelle Verfahrensstand zu ermitteln, um diesen Verfahrensstand im elektronischen Vorgangsbearbeitungssystem korrekt abbilden zu können. Davon ausgehend ist erst die weitere elektronische Bearbeitung möglich. Das bedeutet:

Über einen Zeitraum von zwei Jahren wurden 155.000 Akten schwebender Patent- und Gebrauchsmusterverfahren eingescannt.
Der Aktenscan wird auch nach dem Start von ElSA fortgesetzt, um weitere zwischenzeitlich in Papier angefallene Aktenteile in die elektronische Akte zu überführen.
Sämtliche Gebührenzahlungen in jeder Akte mussten dem neuen System verfügbar gemacht werden. Hierfür wurden rund 14 Millionen Zahlungsvorgänge ausgewertet und migriert, mehr als 2,6 Millionen Forderungen wurden neu aufgebaut, den Verfahren zugeordnet und die Zahlungsüberwachung initiiert.

Es werden täglich

rund 25.000 Seiten Papier gescannt, intellektuell bestehenden Akten zugeordnet oder Neuanmeldungen angelegt,
5.000 Seiten Faxeingänge gesichtet, strukturiert und für das Dokumentenmanagementsystem aufbereitet und
ca. 10.000 Seiten elektronische Posteingänge in das System übernommen.

Die Einführung des neuen Arbeitsmittels ist gut gelungen; allerdings treten - wie häufig bei der Inbetriebnahme neuer komplexer IT-Systeme - noch einige Unzulänglichkeiten auf. Das DPMA arbeitet mit großem Nachdruck daran, die aufgetretenen Fehler zügig zu beheben und das elektronische System betriebssicher und anmelderfreundlich zu vervollständigen.

Die Präsidentin des Deutschen Patent- und Markenamts

In Vertretung
Schmitz

1519E11.23-IK